Mengurus Visa UK 2017

Libur lebaran tahun ini, saya berdua teman memutuskan untuk jalan-jalan ke UK dan Eropa. Dari beberapa info yang kami baca, sebaiknya mengurus visa UK terlebih dahulu baru Schengen. Sepertinya mulai tahun ini semua kedutaan menggunakan jasa untuk pengurusan visa. Visa UK diajukan melalui VFS Global (penyerahan dokumen) yang berada di 3 kota: Jakarta, Surabaya dan Bali. Info mengenai VFS Global bisa dilihat disini.


Langkah-langkah pengurusan Visa UK.

1. Siapkan semua dokumen persyaratan terlebih dahulu. Daftar dokumen dapat dilihat disini. Beberapa dokumen data diri perlu diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah.
2. Mengajukan aplikasi permohonan visa online dengan mendaftar dan membuka akun di Visa4UK. Jika kita berangkat bersama-sama dengan orang lain, teman ataupun keluarga, maka cukup membuka 1 akun dan isi permohonan untuk seluruh rombongan. Lengkapi formulir permohonan online, cetak dan tandatangani formulir yang telah dilengkapi tersebut. Kita bisa mengisi formulir secara bertahap dengan menyimpan dan meneruskan kemudian, sebab data yang diminta cukup banyak dan detail.
3. Setelah melengkapi permohonan online, kita akan menerima pesan email berisi nomor aplikasi (referensi GWF). Lalu kita akan diarahkan ke layanan pembuatan janji online milik VFS Global untuk membuat janji hadir di pusat permohonan visa. Janji harus tidak lebih dari 90 hari setelah tanggal Anda melengkapi dan mengirimkan formulir permohonan visa online Anda. 
4. Membayar biaya permohonan visa secara online menggunakan kartu kredit Visa atau Master atau kartu debit. Cetak bukti pembayaran dan bawa saat penyerahan dokumen. Saat saya mengajukan visa Maret 2017 biayanya USD.113,- untuk jenis Visit - tourism - 6 months
5. Hadir di VFS Global 15 menit sebelum janji ketemu dengan membawa seluruh dokumen, bukti janji ketemu dan bukti pembayaran. Jika kita membawa laptop, maka tas harus dititipkan di sekuriti dengan biaya 22 ribu dan 35 ribu jika tas berukuran besar seperti koper. 
6. Setelah melalui pemeriksaan awal, pada pintu ke dua kita akan mendapat nomor antrian, tunggu panggilan. Panggilan pertama untuk verifikasi dokumen, lalu akan dipanggil sekali lagi ke kamar biometrik (foto dan sidik jari), untuk anak dibawah usia 5 tahun hanya perlu diambil foto digitalnya saja. Beritahu kepada petugas verifikasi jika kita berangkat bersama-sama, dengan demikian maka aplikasi akan dikirimkan menjadi 1 amplop. Petugas verifikasi akan menawarkan jasa pengiriman dokumen dan informasi status aplikasi melalui SMS. Kami mengambil layanan SMS, dengan biaya 25 ribu. Saya mendapat SMS 3 kali yaitu saat aplikasi visa dikirim, aplikasi visa telah diterima kembali oleh VFS dan setelah saya mengambil paspor. 
7. Langkah selanjutnya tunggu pemberitahuan jika paspor telah kembali ke VFS Global dan siap diambil. Loket pengambilan hanya ada 1, jadi layanannya lama sekali. Hampir 3 jam saya menunggu dengan cemas dan memperhatikan ekspresi setiap orang yang telah menerima paspornya. Kebetulan di samping saya ada yang ditolak visanya, amplop yang diterima berisi paspornya dan selembar surat penolakan. Jadi waktu saya menerima amplop, saya raba hanya ada paspor saja tanpa kertas lain, saya legaaaaa......berarti visa kami disetujui. Meskipun tetap buru-buru membuka amplop untuk memastikan visa telah tertempel pada paspor kami ;D Kami mendapatkan visa multiple enry berlaku selama 180 hari.

Dokumen yang perlu disiapkan

1. Data Diri

• Paspor yang masa berlaku lebih dari 8 bulan dari tanggal kedatangan. Paspor harus mempunyai paling sedikit dua halaman kosong ⇒ Asli dan foto copy halaman yang ada data diri.
• Paspor lama jika ada ⇒ Asli dan foto copy halaman yang ada data diri.
• 2 lembar pas foto berwarna 3,5cm x 4,5cm dengan latar belakang putih terbaru fokus 80 % ⇒ tapi mbak VFS bilang tidak perlu lagi karena akan diambil foto kita. Waktu itu 1 pas foto sudah saya tempel di aplikasi, jadi 1 lagi dikembalikan. Untuk visa UK, setiap kali mengajukan maka pengambilan foto dan biometrik akan diulang, jadi pemohon harus datang.
• Dokumen-dokumen yang harus diterjemahkan ke bahasa Inggris oleh penerjemah tersumpah, lengkap dengan stempel penerjemah. Terima kasih kepada bu Tingka yang menerjemahkan dokumen kami tanpa bayaran alias gratis ;p

         Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau identitas diri

         Kartu Keluarga

         Akte kelahiran

         Akte/buku nikah jika sudah menikah

         Akte cerai jika bercerai

         Akte kematian jika pasangan sudah meninggal

         Surat ganti nama (jika pernah berganti nama)

2. Tujuan permohonan visa : surat sponsor atau surat undangan jika ada sponsor atau

        diundang. Jika tujuan sebagai turis dengan biaya sendiri, maka tidak diperlukan.

3. Bukti pekerjaan dan finansial.

• Surat keterangan dari kantor/sekolah dalam bahasa Inggris (tidak perlu penerjemah) menggunakan kertas berlogo dan terdapat nama, alamat dan kontak institusi. Isi surat minimal menerangkan tentang diri kita sejak kapan mulai bekerja/sekolah di situ dan posisi kita di dalam organisasi, misalnya karyawan tetap, memperoleh ijin untuk meninggalkan pekerjaan/sekolah selama trip berlangsung. Dan menjelaskan apakah biaya perjalanan ditanggung sendiri atau oleh perusahaan, dsb. Menjamin bahwa kita akan kembali ke Indonesia setelah trip selesai.
• Slip gaji 3 bulan terakhir atau cukup dicantumkan pada surat keterangan di atas.
• Surat referensi Bank dalam bahasa Inggris. Ini bisa kita dapatkan dari Bank kita dengan membayar biaya tertentu, saya membayar rp.50 ribu per lembar.
• Copy rekening selama 3 bulan terakhir.
• Jika wiraswasta maka diperlukan dokumen pendaftaran bisnis yang mengkonfirmasi nama pemilik bisnis dan tanggal pendirian bisnis, misalnya SIUP, TDP, dsb. Dokumen ini juga harus diterjemahkan dalam bahasa Inggris.
• Jika berusia di bawah 18 tahun, harus ada surat persetujuan dari orang tua atau wali dalam bahasa Inggris.

4. Konfirmasi akomodasi selama perjalanan. Saya menggunakan Airbnb dan  
        booking.com. Karena merasa belum pasti dapat visa maka dalam pemilihan airbnb             saya memilih flexible cancellation policies dan untuk booking.com free cancel. 

        Menggunakan airbnb harus membaca semua aturan yang tertulis di properti yang

        disewakan. Filter yang tersedia adalah tipe kamar (entire home, private room, 

        shared room), kisaran harga yang diinginkan, instan book (tanpa menunggu

        persetujuan pemilik) atau tidak (harus menunggu persetujuan pemilik), filter lainnya

        seperti kondisi kamar dan tempat tidur, fasilitas (lift, mesin cuci, AC, heater, wifi 

        dsb), aturan rumah misalnya tidak boleh merokok, boleh membawa binatang     

        peliharaan dsb. Perhatikan juga jam check in dan check out apakah sesuai   

        kebutuhan, lokasi apakah dekat dengan transportasi umum, apakah ada tambahan 

        biaya selain biaya kamar, misalnya uang jaminan. Jika pemilik setuju untuk 

        menyewakan kamar/rumahnya maka kartu kredit kita akan langsung didebet. 

        Pemilik akan mendapat bayaran 24 jam setelah tamu check in.

5. Transportasi pulang pergi dari Indonesia. Kami melampirkan tiket masuk dan keluar

        UK serta pulang ke Indonesia, karena dari UK kami lanjut ke Paris dan pulang dari 

        Barcelona. Transportasi antar kota di UK baru saya beli setelah visa disetujui.

6. Itinerary yang saya buat berisi tanggal, berapa malam, destinasi, akomodasi dan 

        transportasi. Itinerary selengkapnya akan saya tulis terpisah.

7. Asuransi perjalanan dengan minumum cover € 30.000,-  saya membandingkan 

        beberapa asuransi perjalanan yaitu ACA, AXA, AIG, Alianz, Zurich dan Tokiomarine.

        AIG ternyata sejak 1 Desember 2016 sudah tidak melayani polis asuransi perjalanan, 

       info ini saya dapat dari balasan  email yang saya kirimkan. Pertimbangan selain nilai 

       cover, premi dan manfaat yang diperoleh, juga biaya pembatalan jika visa ditolak 

       serta kemudahan pembuatan polis (online dan tidak perlu datang ke kantor asuransi).

       Akhirnya saya menggunakan AXA SmartTraveller Worldwide Gold USD dengan jangka 

       waktu seluruh trip UK dan negara schengen. Saya juga memeriksa perusahaan    

       asuransi yang direkomendasikan oleh kedutaan Perancis karena saya berencana untuk

       mengajukan visa Schengen melalui Perancis.

Pengisian aplikasi permohonan visa online di situs Visa4UK setelah membuat akun. Pastikan informasi sesuai dengan dokumen yang akan diserahkan sebagai bukti. Kita bisa mengisi sebagian-sebagian dengan menyimpan aplikasi, yang penting tidak melewati batas waktu yang ditentukan, sebab jika lewat maka aplikasi akan otomatis dihapus dan kita harus mengulang penginputan. Pertanyaan di bawah ini adalah untuk tipe visa Visit - tourism - 6 months, mungkin saja berbeda untuk tipe visa lainnya.

1. Passport/ travel document : nama (jika pernah ganti nama diminta tanggal dan alasan ganti nama), tanggal dan tempat lahir, gender, kewarganegaraan, informasi paspor yang masih berlaku dan yang lama yaitu nomor paspor, tempat dan tangal penerbitan, tanggal kadaluarsa. 
2. Travel information : Apakah bepergian dengan orang lain? Jika ya maka diminta mengisi kewarganegaraan, nama, tanggal lahir dan apakah pemegang visa. Lalu rencana tanggal kedatangan ke UK, berapa lama dan alamat di UK, saya isi alamat tinggal saya yang pertama saja, yaitu alamat host saya di London. 
3. Personal details : alamat tinggal permanen, berapa lama sudah tinggal di alamat tsb, kontak berupa nomor telpon dan email.
4. Travel & criminal history :  

• Daftar visa yang pernah diperoleh dari UK, UK overseas territories atau commonwealth country selama 10 tahun terkahir. Jika pernah, kita diminta mengisi tepe visa, tanggal diterbitkan, tanggal kadaluarsa dan penerbit visa. 
• Beberapa pertanyaan mengenai apakah pernah ke UK dalam 10 tahun terakhir. Apakah pernah ditolak visanya, dsb.
• Daftar visa di luar UK selama 10 tahun terakhir, tanggal bepergian, nama negara dan alasan kunjungan.
• Pertanyaan seputar catatan kriminal selama berada di UK (jika pernah).

     5. Family details:

• Data mengenai pasangan (suami/istri)
• Data mengenai ayah
• Data mengenai ibu
• Data mengenai anak atau tanggungan (jika punya).
• Apakah ada anak-anak lain yang bepergian bersama.

     6. Employment / data-data mengenai pekerjaan:

• Jenis pekerjaan
• Status pekerjaan
• Nama kantor/institusi
• Posisi
• Alamat dan nomor telpon
• Kapan mulai bekerja di perusahaan tsb
• Total penghasilan bersih setelah pajak (dalam GBP)
• Apakah ada pekerjaan tambahan

     7. Penghasilan dan pengeluaran (dalam GBP): 
       a. Apakah ada penghasilan lain (selain yang sudah disebutkan di point 6)
       b. Berapa jumlah pengeluaran/biaya hidup per bulan 
       c. Jumlah yang dikeluarkan untuk keluarga atau tanggungan
       d. Jumlah perkiraan untuk trip di UK 
       e. Jumlah uang yang kita sediakan untuk trip di UK (minimal sama dengan d)
       f. Perkiraan biaya transportasi untuk masuk, selama dan keluar dari UK
       g. Perkiraan akomodasi selama di UK
       h. Perkiraan biaya hidup per hari di UK di luar biaya transportasi dan akomodasi yang            sudah dihitung di atas, misalnya untuk makan dan transportasi dalam kota.
       i. Apakah ada orang lain yang membiayai biaya trip, misalnya jika share kamar 

          dengan teman dan membagi biayanya atau jika trip dibiayai oleh orang lain. Jika 

          YA, maka diminta berapa jumlahnya dan alasannya
       j. Jumlah total pengeluaran trip di UK (termasuk share cost pada pint i)

    8. Family & friends in the UK : apakah kita punya keluarga dan teman di UK, lalu 

        penjelasan tentang rencana apa yang akan kita lakukan selama di UK. 
    9. Medical treatment : apakah pernah menerima pengobatan di UK
   10.Additional information : kita diminta menuliskan jika ada informasi yang ingin kita 

       tambahkan.
   11.Visa confirmation questions : 

• Apakah bermaksud bekerja di UK
• Apakah bertujuan untuk mengunjungi keluarga yang sudah tinggal di UK
• Apakah berniat untuk belajar di UK

Setelah selesai mengisi aplikasi kita akan mendapat email konfirmasi berupa nomor referensi aplikasi. Dengan nomor referensi tersebut, kita mendaftar janji penyerahan dokumen. Kami mengambil jadwal jam 7 pagi di VFS Global Jakarta yang berada di Kuningan City Mall lantai 2. VFS punya pintu sendiri sehingga sebelum jam 7 sudah buka. Pemilihan waktu penyerahan di luar normal (senin – Jumat jam 7.00 – 14.00) akan dikenakan biaya. Pengambilan paspor untuk perorangan pada hari senin – Jumat mulai jam 15.00 – 17.00. 

Pengajuan visa tidak boleh lebih dari 3 bulan sebelum tanggal keberangkatan.

Proses visa UK memerlukan waktu 14 hari kerja, jika ingin lebih cepat (3-5 hari kerja) maka dapat menggunakan layanan prioritas, dengan membayar biaya tertentu. Beberapa layanan berbayar bisa dilihat disini. 

Demikian catatan saya mengurus visa UK, tidak susah hanya perlu ketelitian dan kesabaran. Semoga membantu....